3 prioridades para quem gere as finanças da empresa

Numa PME, quem trata das finanças raramente faz só isso. Muitas vezes é o próprio empresário, um sócio ou um responsável administrativo que, além das contas, lida com fornecedores, equipa e clientes. Por isso mesmo, vale a pena saber onde pôr a atenção quando a tecnologia começa a mudar a forma de trabalhar.

E a mudança é rápida. Há quem diga que os próximos 10 anos vão trazer mais mudanças aos negócios do que os últimos 50. A inteligência artificial (IA), o 5G e outras ferramentas permitem acelerar processos, poupar tempo e dinheiro e levar os serviços mais longe. Com tantas possibilidades, o difícil é escolher. Propomos 3 prioridades para o diretor financeiro, ou para quem faz esse papel, acompanhar a mudança sem perder de vista o essencial: os colaboradores, os clientes e os parceiros.

Dados fiáveis antes de tudo

Muitos dos problemas da área financeira nascem de dados mal geridos: trabalho a dobrar, horas perdidas, erros, fechos de contas que se arrastam e, nos piores casos, consequências mais sérias. A qualidade dos dados tem de ser uma prioridade.

Um primeiro passo é abandonar as folhas de Excel preenchidas à mão, onde é fácil enganar-se num valor ou numa fórmula. Um programa que guarde a informação num só sítio e gere relatórios rigorosos poupa trabalho e melhora a qualidade do que se produz.

Outra medida é atribuir os dados a uma equipa ou, numa empresa mais pequena, a uma pessoa responsável por criar, manter e auditar todo o circuito da informação, mesmo que não seja a sua única tarefa. Nenhuma tecnologia compensa dados que já entram errados no sistema.

Tecnologia que trabalhe em conjunto

As pessoas são o centro do negócio, mas a tecnologia é uma peça importante da engrenagem, e só funciona bem se as várias ferramentas comunicarem entre si. Tarefas repetitivas, manuais ou espalhadas por vários sistemas devem dar lugar a soluções simples de usar, que libertem tempo. Quanto mais integrados estiverem os processos financeiros, mais simples se tornam, com ganhos para os clientes, para a produtividade da equipa e, no fim, para os resultados.

A automação merece lugar de destaque nos objetivos. Ao acabar com tarefas manuais demoradas, simplifica o trabalho, poupa tempo e pode até antecipar o fecho de contas. A informação essencial fica pronta mais cedo, o que abre espaço a análises mais profundas e a mais transparência.

O mesmo vale para o orçamento: com o software certo, o responsável financeiro pode planear, testar cenários e perceber que fatores trazem mais valor à empresa.

Pessoas no centro da mudança

Nenhuma mudança compensa se complicar a vida a quem trabalha na empresa ou a quem lhe compra. Enquanto se perseguem metas tecnológicas, não se pode esquecer o que motiva as pessoas.

Colaboradores

Durante a transição, a equipa precisa de boa comunicação, de liderança e de espírito de colaboração. É essencial investir na formação, garantir que o novo software é usado por todos e definir um processo de revisão sólido.

Clientes

Do lado dos clientes, o resultado deve notar-se numa experiência mais simples e moderna. Isso passa por tornar a informação fácil de encontrar e de compreender, e por estar disponível para esclarecer dúvidas.

Por onde começar

Se está a pensar mudar de programa de faturação ou de contabilidade, ou automatizar parte do fecho de contas, comece por avaliar a qualidade dos dados que já tem e por envolver quem os vai usar no dia a dia. A equipa da Contas Organizadas pode ajudar a escolher e a pôr em prática as soluções mais adequadas à sua empresa.