KPIs: como medir o que realmente importa na sua empresa

Muitos empresários avaliam o mês pelo saldo bancário ou pelo total faturado. São números úteis, mas não mostram se o negócio está a ganhar eficiência ou se as margens estão a encolher. É para isso que servem os KPIs.

KPI vem do inglês key performance indicator, em português indicador-chave de desempenho. Funciona numa empresa e também numa associação ou noutra entidade sem fins lucrativos: permite acompanhar se a organização se está a aproximar das metas que definiu e mostrar às partes interessadas, como sócios, bancos ou financiadores, que tem uma situação sólida.

3 vantagens de acompanhar KPIs

Cada pessoa sabe o que lhe cabe

Cada colaborador e cada departamento passam a ter resultados concretos pelos quais respondem perante a empresa. E a empresa ganha uma forma objetiva de prestar contas aos sócios, aos financiadores e às restantes partes interessadas.

A equipa rema para o mesmo lado

Quando os indicadores de cada área estão ligados aos da empresa, os colaboradores percebem como o trabalho do dia a dia e o esforço de cada um pesam no resultado final. Isso reforça o compromisso e o espírito de equipa, sobretudo em equipas pequenas, onde cada pessoa conta muito. Ver os números evoluir mostra à equipa, de forma concreta, o que o esforço coletivo conseguiu, e ajuda a manter o moral em alta.

A empresa sabe onde está

Os objetivos de curto prazo podem mudar, mas os KPIs devem ficar estáveis. Só assim se compara o desempenho de um período para o outro com o mesmo critério e se percebe se a empresa está a melhorar ou a perder terreno, algo essencial quando as condições do mercado mudam a toda a hora.

Medida, métrica e KPI

Para escolher bons indicadores, ajuda distinguir três conceitos que muitas vezes se confundem. Pense numa pequena empresa de instalações elétricas:

• Medida: um valor que se pode contar ou quantificar, como o número de orçamentos enviados ou a faturação de março em euros.
• Métrica: junta duas ou mais medidas. Por exemplo, os orçamentos enviados por semana, ou a faturação de cada mês comparada ao longo do ano.
• KPI: põe um aspeto concreto do desempenho em perspetiva, dentro do quadro geral do negócio. Por isso, funciona melhor sob a forma de rácio ou percentagem, como a percentagem de orçamentos que acabam em obra adjudicada ou a margem bruta em percentagem das vendas.

Poucos indicadores, bem escolhidos

Cada área da empresa costuma ter as suas métricas. Mas, para quem está à frente do negócio, uma regra prática muito usada é acompanhar de perto não mais de cinco ou seis KPIs.

Escolhê-los é tarefa da gestão. Implica olhar para o desempenho atual e identificar os fatores que fazem o negócio avançar hoje, ou que o vão fazer avançar no futuro.

Por onde começar

Comece com poucos indicadores, ligados aos objetivos que mais pesam no seu negócio, e defina logo à partida como se calculam e de onde vêm os dados. Se quiser ajuda para montar um sistema de acompanhamento do desempenho, a Contas Organizadas trabalha com soluções tradicionais, digitais e tecnologicamente mais avançadas, ajustadas ao que cada cliente precisa.