Fecho de contas mais rápido: o que a cloud pode mudar

Seja mensal ou anual, o fecho de contas obriga a reunir documentos, conferir saldos e acertar lançamentos. Mesmo nas empresas que já têm procedimentos definidos, continua a ser uma tarefa trabalhosa, cheia de papelada e que se arrasta no tempo. E não pode ser feita de qualquer maneira, porque é dela que saem os números com que se gere o negócio.

Tornar o fecho mais eficiente não serve só para poupar dores de cabeça. Um fecho demorado ocupa a equipa durante mais tempo e deixa mais espaço para erros, com efeito direto na produtividade. Seja qual for a dimensão da empresa, o objetivo é o mesmo: processos mais simples, que permitam fechar depressa e sem falhas. A questão é como lá chegar.

O salto que a tecnologia permitiu

Há décadas que as empresas sabem que a comunicação e o cuidado com o pormenor são decisivos para encurtar o fecho e baixar o seu custo. A grande diferença veio com novas tecnologias, como o software na cloud, que permitiram dar um salto enorme nesta área.

Muito além das folhas de cálculo

As aplicações na cloud espalharam-se depressa pelo mundo empresarial. Além de oferecerem opções baratas para escrever documentos, trabalhar em folhas de cálculo ou gerir bases de dados, facilitam o trabalho em conjunto em várias áreas: inventários e armazém, automação do marketing, cadeia de abastecimento e, naturalmente, contabilidade e finanças.

Na área financeira, e no fecho em particular, as vantagens mais visíveis são o fim dos registos em papel e processos mais simples. Os KPIs ficam calculados e disponíveis no momento, os relatórios dão muito menos trabalho e os fluxos automáticos fazem chegar cada problema ao nível de gestão certo para ser corrigido.

O que só a cloud acrescenta

Convém ser justo: muitos destes ganhos conseguem-se com qualquer plataforma digital. O que distingue a cloud são duas coisas: uma base de dados única e normalizada, e a facilidade de colaborar.

Uma base de dados única

Com uma aplicação na cloud, uma empresa com pessoas em vários locais trabalha a partir do mesmo painel, acessível em qualquer lado com ligação à Internet. Esse painel assenta numa só base de dados, sempre atualizada, o que permite detetar estrangulamentos e ver em tempo real o efeito das alterações nos relatórios.

Trabalho em equipa

Ter tudo num só sítio não chega se as pessoas não colaborarem, e é aqui que a cloud faz mais diferença. Cada utilizador recebe as suas tarefas e tem acesso aos documentos e aos relatórios adaptados à sua função, para fazer a sua parte do fecho. Quando uma tarefa fica concluída ou aparece um problema, os restantes intervenientes recebem um aviso. Todas as etapas podem ser seguidas em tempo real, o que mostra em que ponto está o fecho e onde o trabalho está a encravar.

Porque é que tantas empresas ainda hesitam

Com tantas vantagens, seria de esperar que todas as empresas já tivessem mudado. Parte da explicação está no receio do custo de implementação. Outra parte está no hábito: os sistemas internos são conhecidos e confortáveis, mesmo quando a própria empresa reconhece que são pouco práticos e pouco eficientes.

Imagine uma empresa que adiou durante muito tempo a passagem para uma solução na cloud. Depois da mudança, quando alguém pergunta porque é que a decisão demorou tanto, a resposta mais sincera talvez seja o velho ditado: mais vale um mal conhecido do que um bem por conhecer.

Quer dar o passo?

Se o fecho de contas na sua empresa ainda depende de papel, de folhas de cálculo soltas e de muitas trocas de emails, vale a pena avaliar uma solução na cloud. A Contas Organizadas trabalha com soluções digitais e tecnologias recentes e adapta-as à realidade de cada cliente.