[A história que contamos abaixo retrata os eventos de um cliente nosso, a empresa LMN, tendo sido ocultado todos os dados confidenciais.]

A LMN é uma empresa industrial com mais de uma década de existência e cerca de 20 colaboradores. A empresa tem crescido ao longo do últimos anos e com este crescimento também o número de informação criada e necessária para tomar decisões tem crescido, nomeadamente na área comercial. Apesar da crescente importância associada à recolha e interpretação de informação, a empresa não tinha nenhum processo que lhe permitisse recolher e analisa-los de forma ágil, nem tinha internamente essas capacidades já desenvolvidas nos seus colaboradores, sentido assim necessidade de subcontratar este conhecimento. Atualmente a área comercial da LMN considera a informação produzida como vital para o avançar da atividade da empresa, uma vez que permite que as decisões sejam tomadas de forma mais rápida e “on time”, mas também permite que todos os colaboradores da área tenham conhecimento sobre o estado real da mesma. Provavelmente, a questão que estás a colocar neste momento é: “O que fez a Contas Organizadas?”  e “Como o fez?”.

O primeiro passo deste projeto foi fazer um diagnóstico detalhado do que a LMN pretendia, assim como identificar as fontes informação existentes e que permitiam obter os dados necessário para a análise desejada. Nesta fase identificamos que a LMN não tinha fluxos de trabalho, nem métodos que possibilitem a recolha destes dados. Desta forma foi necessário construir um fluxo de informação que correspondesse às necessidades e dia-a-dia da empresa, tendo para isso utilizado uma das ferramentas mais utilizadas nas sessões sobre a metodos Kaizen: os post-its.

Após a construção do fluxo de informação que seria implementado na empresa foi necessário desenvolver ferramentas que permitam captar e standardizar os dados, para esse efeito recorremos ao Microsoft Excel, uma vez que este era o desenvolvimento que permitia menor custo para a empresa (um dos critérios mais relevantes para a empresa). Apesar de conhecermos os riscos associados à utilização do Excel para as funcionalidades referidas sabemos também dos benefícios, assim como técnicas de vários anos de utilização e implementação que permitem mitigar esses riscos, incluindo a documentação de cada passo.

Neste momento a LMN consegue ter uma análise de rentabilidade para a sua área comercial em menos de 1% do tempo que anteriormente utilizava e sem a possibilidade de analisarem informação incorreta. Mesmo sem considerar o benefício associado à exatidão dos dados sabemos que este desenvolvimento permitiu à empresa poupar mais de 350h anuais.

A tua empresa está a sentir dificuldades em obter informação atualizada? Em retirar significado dos dados? Contacta-nos para fazemos um diagnostico a e propomos uma solução personalizada à realidade da empresa.