2021-10-21
Porquê que os CFOs estão adotar a cloud para o processo de fecho financeiro

Tecnologia, Financeiro, Software, Contabilidade, ERP, Fecho, CFO

Embora a maioria das organizações tenha implementado processos para dominar o incontrolável processo de fecho financeiro, este ainda é uma atividade confusa, burocrática e demorada. No entanto, este processo tem uma elevada importância na organização pelo que tem de ser sempre feito corretamente.

 

O foco na eficiência deste processo não é apenas para evitar a dor de cabeça associada, mas esencialmente no impacto direto na produtividade da empresa. Dados da APQC, uma empresa sem fins lucrativos de pesquisa e benchmarking, revelaram que a maioria das empresas consegue concluir o processo de fecho financeiro em, em média, 12 dias ou menos. No entanto, os de pior desempenho precisaram de 18 dias ou mais para fazer a mesma tarefa, ou seja, é 50% mais demorado e representa um grande investimento de tempo e aumento da margem de erro.

 

Independentemente do tamanho ou da complexidade de uma organização, a implementação de um processo de fecho financeiro bem-sucedido implica a simplificação dos processos para garantir velocidade e precisão. Mas como fazer essa transformação?

 

Tecnologia para o Resgate no Processo de Fecho Financeiro

Naturalmente, a comunicação e a atenção aos detalhes são críticas para reduzir o tempo e os custos associados ao fecho financeiro. As empresas sabem disso há décadas. Foi apenas com o advento de novas tecnologias, como sistemas de software baseados na cloud, que as organizações foram capazes de dar um salto gigantesco nessa área.

 

Tecnologia em Cloud

O software baseado na cloud explodiu no mundo dos negócios. As aplicações baseadas na cloud não estão apenas a fornecer opções de baixo custo para processamento de texto, ficheiro Excel e base de dados; eles estão a acelerar a colaboração em diversas funções dos negócios, incluindo a gestão de inventários e armazém, automação de marketing, gestão da cadeia de suprimentos e, é claro, funções contabilísticas e financeiras.

 

As características mais evidentes dos softwares baseado na cloud para processos financeiros, incluindo fecho financeiro, é a eliminação das transações com registo físico e simplificação dos processos. Os KPIs podem ser calculados e disponibilizados instantaneamente, e os relatórios tornam-se muito mais simples e fáceis. Os fluxos de trabalho automatizados canalizam os problemas para os níveis apropriados de gerenciamento para correção.

 

No entanto, estes resultados podem ser alcançados com qualquer mudança para uma plataforma digital. O que a cloud adiciona são dois elementos essenciais: um base de dados centralizado e padronizado e colaboração fácil.

 

Centralização

Consideremos a centralização primeiro. As aplicações baseadas na cloud possibilitam que organizações distribuídas trabalhem a partir de um único painel, sendo que este pode ser acedido de qualquer lugar com conexão à Internet. Este painel funciona a partir de uma única base de dados que é atualizado continuamente, permitindo identificar bottlenecks e avaliar as alterações nos relatórios em tempo real.

 

Colaboração

Centralização precisa de ser combinada com boa colaboração, no entanto. Essa é uma área onde as opções baseadas na cloud brilham. Os utilizadores podem ter tarefas atribuídas e ter acesso a documentos e relatórios personalizados, permitindo-lhes cumprir sua parte no processo de fecho. À medida que essas tarefas são concluídas ou quando surgem problemas, outros intervenientes podem ser notificados. As etapas podem ser rastreadas em tempo real, apresentando o estado global do processo e identificando novamente bottlenecks.

 

Atendendo as diferenças positivas que os sistemas baseados na cloud podem trazer para os processos como o fecho financeiro, a pergunta a colocar “Qual o motivo pelo qual ainda não foram adotados universalmente?”. A resposta é, em parte, o medo do custo de implementação. As organizações sentem-se confortáveis com os seus sistemas internos, mesmo quando percebem que esses sistemas são desajeitados e ineficientes. Nos processos de transformação que temos implementado junto dos nossos clientes esta afirmação foi confirmada por diversas vezes, aliás num dos nossos casos de maior sucesso após a transformação ficou a dúvida do motivo para a demora da decisão de implementação de nova solução, concluindo que “temos a tendência de escolher o diabo que conhecemos.”.

 

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