3 métodos para desbloquear o cálculo da produtividade

Quando falamos de produtividade, as primeiras perguntas que nos ocorrem são: qual é o conceito por trás? Como se mede a produtividade? Como me posso comparar com outras indústrias ou serviços (benchmark)? Qual é o efeito da produtividade no meu negócio?

Existem várias fórmulas, métricas e unidades de medida que nos permitem tirar conclusões sobre o aproveitamento de uma pessoa, de uma máquina, de um equipamento, de um grupo de pessoas, máquinas ou equipamentos, de uma área, de uma empresa ou de um país.

O que faz um bom indicador

A forma e a inteligência com que se definem as métricas e os conceitos a aplicar fazem a diferença na hora de agir com base nos indicadores. O fator decisivo para o sucesso é garantir que o indicador é mensurável, percetível e fiável, e que conseguimos acompanhar a sua evolução em períodos de tempo definidos. Depois de definir o que queremos medir e quando, é fundamental ter ferramentas de gestão adequadas e um grupo de pessoas preparado para atuar sobre os desvios.

No fundo, a produtividade não é trabalhar mais, mas sim tirar o melhor aproveitamento possível dos recursos à nossa disposição. Para isso, temos de dar às pessoas os conceitos e as ferramentas adequados para que se concentrem nos desafios do dia a dia. Seguem-se algumas formas de cálculo possíveis.

Método 1: margem por hora trabalhada

Uma empresa vendeu 5 000 unidades num dia. Para realizar esta atividade foram gastas 980 horas. Cada unidade é vendida a 15 € e cada hora tem um custo de 70 € (mão de obra, máquina e matéria-prima).

Assim, a empresa teve uma receita de 5 000 × 15 € = 75 000 €. O custo foi de 980 × 70 € = 68 600 €. A margem, neste caso, foi de 6 400 €.

Neste exemplo, a produtividade pode ser medida dividindo a margem obtida pelo número de horas trabalhadas: 6 400 € / 980 horas = 6,53 € por hora.

Método 2: produção face à capacidade

Uma área de produção produziu as mesmas 5 000 unidades por dia, tendo uma capacidade de produção de 6 500 unidades por dia. A produtividade pode ser calculada assim: 5 000 / 6 500 = 77%.

Método 3: utilização, eficiência e qualidade

Podemos medir a produtividade de forma mais detalhada, usando a hora como unidade de medida.

• Utilização: tínhamos 1 000 horas disponíveis para produção e foram trabalhadas 980 horas. A utilização foi de 980 / 1 000 = 98%.
• Eficiência: cada uma das 5 000 unidades produzidas tinha um tempo de produção expetável de 10 minutos. As 5 000 unidades deveriam, por isso, ter demorado 50 000 minutos, ou seja, 833,33 horas. A eficiência é o tempo padrão a dividir pelo tempo trabalhado: 833,33 / 980 = 85%.
• Qualidade: no controlo de qualidade, feito depois da produção, encontraram-se 250 peças com defeito que não puderam ser reaproveitadas. Das 5 000 peças, ficaram 4 750 peças boas, e o indicador de qualidade é 4 750 / 5 000 = 95%.

Para calcular a produtividade, podemos combinar a utilização dos recursos (98%), a eficiência do processo (85%) e a qualidade da produção (95%): produtividade = 98% × 85% × 95% = 79%.

Em resumo

Estes são alguns exemplos de métricas que podem ser acompanhadas, tendo em conta o contexto do processo, o mercado e a identidade da empresa. Existem muitas outras, todas com o mesmo propósito: identificar oportunidades de melhoria e traçar o caminho para uma ação acertada.

“You cannot mandate productivity, you must provide the tools to let people become their best.” Frase atribuída a Steve Jobs.

Na Contas Organizadas, criamos modelos e construímos as ferramentas que permitem quantificar e qualificar estas métricas, mas, sobretudo, formamos pessoas para que possam atuar diretamente sobre os desvios, com resultados mensuráveis.