Como o redesenho de processos traz ganhos a curto e médio prazo

A história que contamos abaixo retrata o caso de um cliente nosso, a empresa LMN. Todos os dados confidenciais foram ocultados.

A LMN é uma empresa industrial com mais de uma década de existência e cerca de 20 colaboradores. A empresa tem crescido ao longo dos últimos anos e, com esse crescimento, também tem aumentado a quantidade de informação criada e necessária para tomar decisões, sobretudo na área comercial. Apesar da importância crescente de recolher e interpretar essa informação, a empresa não tinha nenhum processo que lhe permitisse recolhê-la e analisá-la de forma ágil, nem tinha essas competências desenvolvidas nos seus colaboradores. Sentiu, por isso, necessidade de subcontratar este conhecimento.

Hoje, a área comercial da LMN considera a informação produzida vital para o avanço da atividade da empresa: permite tomar decisões de forma mais rápida e atempada e dá a todos os colaboradores da área conhecimento sobre o estado real da mesma. Provavelmente, está agora a perguntar-se: “O que fez a Contas Organizadas?” e “Como o fez?”.

Diagnóstico e fluxo de informação

O primeiro passo deste projeto foi fazer um diagnóstico detalhado do que a LMN pretendia e identificar as fontes de informação existentes que permitiam obter os dados necessários para a análise desejada. Nesta fase, identificámos que a LMN não tinha fluxos de trabalho nem métodos que possibilitassem a recolha destes dados.

Foi, por isso, necessário construir um fluxo de informação que correspondesse às necessidades e ao dia a dia da empresa. Para isso, recorremos a uma das ferramentas mais usadas nas sessões de metodologia Kaizen: os post-its.

Ferramentas para recolher e uniformizar os dados

Depois de construído o fluxo de informação a implementar na empresa, foi necessário desenvolver ferramentas que permitissem captar e uniformizar os dados. Para esse efeito, recorremos ao Microsoft Excel, por ser a solução de menor custo para a empresa (um dos critérios mais relevantes para a LMN).

Conhecemos os riscos de usar o Excel para estas funções, mas também os seus benefícios. Dominamos ainda técnicas, fruto de vários anos de utilização e implementação, que permitem mitigar esses riscos, incluindo a documentação de cada passo.

Resultados

Neste momento, a LMN consegue ter uma análise de rentabilidade da sua área comercial em menos de 1% do tempo que antes utilizava, e com muito menos risco de analisar informação incorreta. Mesmo sem considerar o benefício da exatidão dos dados, sabemos que este desenvolvimento permitiu à empresa poupar mais de 350 horas por ano.

A sua empresa está a sentir dificuldades em obter informação atualizada ou em retirar significado dos dados? Contacte-nos para fazermos um diagnóstico e propormos uma solução personalizada, adaptada à realidade da sua empresa.