Faturas em PDF em 2027: o que muda e o que fica igual

Se envia ou recebe faturas em PDF por email, já deve ter ouvido que "a partir de janeiro deixam de valer". É meia verdade. A lei em vigor diz isso, mas a proposta de Orçamento do Estado para 2027 dá mais um ano. Explicamos o que está decidido, o que ainda é proposta e o que convém fazer entretanto.

O que diz a lei hoje

Enviar a fatura em PDF por email tornou-se uma das formas mais comuns de faturar entre empresas. Mas, à luz da lei, um PDF simples só conta como fatura eletrónica por causa de uma regra temporária, que tem sido prolongada ano após ano.

A última vez foi no Orçamento do Estado para 2026 (artigo 95.º): "até 31 de dezembro de 2026 são aceites faturas em ficheiro PDF, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal".

Terminado esse prazo, aplica-se a regra geral do Decreto-Lei n.º 28/2019. Para uma fatura enviada por via eletrónica valer, é preciso garantir que vem de quem diz vir e que não foi alterada. A lei dá três exemplos de como o fazer:

• Assinatura eletrónica qualificada no ficheiro.
• Selo eletrónico qualificado, que é uma espécie de assinatura digital da empresa.
• Intercâmbio eletrónico de dados (EDI), ou seja, faturas trocadas diretamente entre sistemas informáticos, com um acordo entre as partes.

A lista não é fechada: as Finanças aceitam outras tecnologias que deem as mesmas garantias. E a fatura eletrónica continua a precisar de ser aceite por quem a recebe.

O que propõe o Orçamento para 2027

A proposta de Orçamento do Estado para 2027, entregue no Parlamento a 8 de outubro, repete a mesma regra com uma data nova: as faturas em PDF continuam a ser aceites como faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2027.

A proposta também volta a adiar o ficheiro SAF-T da contabilidade. Pela lei atual, as empresas teriam de o entregar a partir de 2028, relativo a 2027. Com a proposta, passa para os períodos de 2028, com primeira entrega em 2029.

Atenção: isto ainda é uma proposta. A votação final do Orçamento está marcada para 24 de novembro. Até lá, o texto pode mudar, e só conta depois de publicado em Diário da República. Vamos atualizar este artigo quando isso acontecer.

Quem vende ao Estado tem uma regra à parte

Se a sua empresa fatura a hospitais, câmaras, escolas ou outras entidades públicas ao abrigo de contratos públicos, a regra é mais exigente. Aqui não chega um PDF assinado: a fatura tem de seguir num formato estruturado, que os sistemas do Estado conseguem ler automaticamente.

As micro, pequenas e médias empresas estão dispensadas desta obrigação até 31 de dezembro de 2026 (artigo 260.º do mesmo Orçamento para 2026). A proposta para 2027 prolonga também esta dispensa por mais um ano. Se trabalha com o Estado, fale já com o seu fornecedor de software, porque esta é a mudança que exige mais trabalho técnico.

O que fica igual

• As faturas em papel continuam válidas. Nada disto obriga a deixar de imprimir.
• As regras de sempre mantêm-se: programa de faturação certificado quando é obrigatório, código QR, ATCUD e comunicação das faturas às Finanças.

O que convém fazer já

Mesmo que a proposta seja aprovada, ganha-se um ano, não se resolve o problema. O prazo já foi adiado várias vezes e um dia deixará de ser. A nossa sugestão:

1. 1.Pergunte ao seu programa de faturação se já permite assinar ou selar os PDF com um certificado qualificado, quanto custa e o que tem de ativar. Muitos já o fazem.
2. 2.Veja como recebe as faturas dos fornecedores. Se a maioria chega em PDF por email, pergunte-lhes como vão fazer a partir do prazo. Uma fatura que não cumpra as regras pode ser posta em causa numa inspeção, por exemplo na dedução do IVA.
3. 3.Se trabalha com entidades públicas, confirme com o seu programa que consegue emitir a fatura no formato estruturado.
4. 4.Não mude nada à pressa em dezembro por causa de uma regra que ainda pode ser adiada. Prepare-se, mas espere pela lei final para decidir datas.

Em resumo

Pela lei atual, o PDF simples deixa de valer como fatura eletrónica a 1 de janeiro de 2027. Pela proposta do Orçamento, isso só acontece a 1 de janeiro de 2028. Seja qual for a data final, o caminho é o mesmo: PDF com assinatura ou selo qualificado, ou faturas trocadas diretamente entre sistemas.

Se quiser ajuda a perceber como isto afeta a faturação da sua empresa, a equipa de contabilidade da Contas Organizadas, em Vila Nova de Gaia, ajuda. Fale connosco.

Este artigo é informativo e reflete a legislação à data de publicação. Não dispensa a análise do seu caso concreto.